Zoom

מדריך הפעלה מקוצר

במדריך להלן נסקור את השלבים להוספת פעילות כזו לאתר הקורס והפעלתה.

שלבי העבודה:

• הוספת הכלי לאתר הקורס
• יצירת מפגש
• הצטרפות למפגש
• ניהול המפגש
• העלאת הקלטות לקורס
• צפיה בדוח השתתפות

הוספת הכלי לאתר הקורס חזרה למעלה

שימו לב! פעולה זו יש לבצע רק פעם אחת בכל קורס שלכם, ולא עבור כל מפגש בנפרד.

1. לחצו על הפעלת עריכה
2. לחצו על הוספת משאב או פעילות
3. בתפריט הפעילויות בחרו ב-Zoom
4. בדף שייפתח תנו שם לפעילות ולחצו על שמירת שינויים

אם זו הפעם הראשונה שאתם מכניסים רכיב ZOOM לקורס עליכם לגשת כעת לכתובת הדוא"ל שלכם כדי להשלים את פתיחת החשבון ע"י אישור הדוא"ל שנשלח מהחברה (אם אתם לא מוצאים אותו בדקו את תקיית הספאם שלכם):

תתחדשו! יש לכם חשבון זום-אוניברסיטאי, אפשר להתחיל במפגשים!

שימו לב! חובה ליצור את המפגשים דרך אתר הקורס שלכם, כפי שמוסבר בחלק הבא של המדריך, בשביל להנות מהיתרונות של הרשיון האוניברסיטאי

יצירת מפגש חזרה למעלה

הכנסו לפעילות שהוספתם באתר הקורס וחפשו את הכפתור הכחול Schedule a New Meeting (קביעת פגישה חדשה). בחלונית שתיפתח מלאו את הפרטים על אודות המפגש:

1. Topic (נושא) – תנו שם למפגש הזום שלכם (שם זה יוצג למשתתפים)
2. Description (תיאור) - הוסיפו תקציר (גם התקציר יוצג למשתתפים)
3. When (מתי) - הזינו את התאריך והשעה של מפגש הזום שלכם
4. Duration (משך הזמן) – הזינו כמה זמן יימשך המפגש
5. Audio (שמע) - קבעו שהמשתתפים יכולים להצטרף למפגש רק מהמחשב (זה כולל גם אפליקציה בטלפון נייד)
6. Meeting Options (אפשרויות מפגש) – מומלץ להשאיר את ברירת המחדל כפי שהיא
   
7. Alternative Hosts (מורה מחליף) – אם נזין כתובת דוא"ל של משתמש כלשהו בשדה הזה הוא יוכל לנהל את המפגש במקומנו. משתמש זה יקבל דוא"ל המודיע לו שהוא הוגדר כמורה נוסף/חלופי, בצירוף קישור למפגש
   

לחצו על Save (שמור).

פגישת הזום שלכם נוצרה בהצלחה!

הצטרפות למפגש חזרה למעלה

ודאו שתוכנת ZOOM מותקנת על המחשב שלכם (אם לא הורידו והתקינו אותה עכשיו).

1. לחצו על הכפתור Start ליד המפגש שיצרתם
2. אשרו לדפדפן להפעיל את תוכנת ZOOM
3. חלון המפגש יפתח והמחשב יציע לכם להצטרף לפגישה תוך שימוש ברכיבי השמע של המחשב - עשו זאת! (לחיצה על Join with Computer Audio)

וזהו, אתם בפנים!

ניהול המפגש חזרה למעלה

הכירו את חלון המפגש:

1. בכל שלב בשיחה ניתן ללחוץ על Mute כדי להשתיק את עצמכם ועל Stop Video כדי לעצור את שידור התמונה
2. ברירת המחדל למפגשים שנוצרים דרך מוּדל היא הקלטה אוטומטית לענן. אם ההקלטה מופעלת תראו זוג לחצנים המאפשר עצירה או השהייה שלה. אם מסיבה כלשהי ההקלטה לא הופעלה, יש ללחוץ על כפתור ההקלטה Record, ולוודא שנבחרה האפשרות להקליט לענן ולא לקובץ במחשב
3. חלון ניהול המשתתפים מאפשר השתקת סטודנטים / מתן רשות דיבור. כברירת מחדל, המיקרופון של כל המשתתפים פתוח, אך בכל שלב באפשרותכם לשנות את המצב הזה למשתתף מסויים או לכולם. כדי לעשות זאת לחצו Manage Participants בסרגל הכלים התחתון ואח"כ לחצו על Mute All בחלון שיפתח, או בחרו משתתף מהרשימה והשתיקו אותו בלבד
   במהלך המפגש, המשתתפים יכולים להצביע ולבקש את רשות דיבור על ידי לחיצה על Raise Hand, במקרה כזה יופיע לכם חיווי על ההצבעה בחלונית ניהול המשתתפים. תוכלו לבטל הצבעה ע"י לחיצה על Lower All Hands
4. הצגת מסמכים, מצגות, או סרטונים מהמחשב שלכם מתבצעת ע"י לחיצה על Share Screen שבסרגל הכלים התחתון, ובחירה בחלון שייפתח ביישום ספציפי אותו שתרצו לשתף. אם תרצו לשתף סרטונים או קבצי קול סמנו את תיבת הסימון Share Computer Sound. בצורה זו תוכלו גם לשתף לוח לבן לכתיבה חופשית על גבי המסך. להפסקת השיתוף לחצו על Stop Share

העלאת הקלטות לקורס חזרה למעלה

כברירת מחדל (אם עקבתם אחרי ההוראות עד כאן) המפגש שלכם יוקלט כולו לענן של ZOOM, יעבור עיבוד, ומשם יועבר ישירות לאתר של Panopto. התהליך כולו עשוי לקחת 24 שעות, אך בד"כ מסתיים הרבה יותר מהר. כל פגישת Zoom שנוצרה בתוך מוּדל מועברת אוטומטית בסיום ההקלטה לענן של Panopto לתוך תיקיית הקורס הרלוונטי, ומפורסמת באתר הקורס. אם תרצו לבטל את הפרסום האוטומטי ולאשר את ההצגה באתר הקורס באופן ידני, תוכלו לעשות זאת לפי ההוראות כאן.

כמה דברים שכדאי לדעת:

הקבצים המועלים ל-Panopto אינם ניתנים להורדה, אלא לצפיה בלבד. אם אתם רוצים לוודא (או לשנות) זאת:

1. היכנסו לאתר הקורס במוּדל שאליו שייכת ההרצאה
2. גשו לבלוק של Panopto ולחצו על Course settings. כעת תועברו לאתר Panopto
3. וודאו שבשדה Download enabled נבחרה האפשרות No one:

כמו כן, ניתן לערוך את ההקלטות בתוך אתר Panopto ע"י לחיצה על העפרון שמופיע מתחת לקובץ ההקלטה:

צפיה בדוח ההשתתפות חזרה למעלה

בסיומה של כל פגישה, ניתן לגשת לפעילות באתר הקורס במוּדל ולשלוף ממנה דו"ח הכולל את רשימת הנוכחים בפגישה, ואחוז הזמן שכל אחד מהם משתתף בה. כך זה נעשה:

1. היכנסו לאתר הקורס שאליו שייכת ההרצאה
2. גשו לפעילות ZOOM שיצרתם (אמורה להיות רק אחת כזו - ראו את ההערה המודגשת בתחילת המדריך)
3. בחרו בלשונית Previous meetings
4. מצאו את הפגישה הרצויה מתוך רשימת הפגישות, ולחצו על Reports

תתקבל רשימת הנוכחים בפגישה, כולל זמני הכניסה והעזיבה, ומשך השהות הפגישה.

שיתוף מצגת ולוח

תוכנת Zoom כוללת מגוון דרכים לשתף תוכל מהמחשב שלכם. המדריך להלן יציג כמה מהשימושיות שבהן תוך שימת דגש על האופן שבו יש להשתמש בהם כדי להמנע מתקלות וסרבולים מיותרים.

במדריך זה:

• שיתוף מצגת
• שיתוף לוח ציור

שיתוף מצגת חזרה למעלה

כדי לשתף מצגת באופן מוצלח עלינו להקרין את המצגת בחלון, ולא במסך מלא. כך נוכל לעבור בקלות בין הצגת השקופיות לבין חלון המפגש בעת הצורך.

1. ראשית, נפתח את קובץ המצגת. בלשונית Slide show נבחר באפשרות Set up slide show, ותחת Show type נבחר Browse by an individual. בשלב זה אפשר להתחיל כבר את הצגת השקופיות (הקשה על F5)
2. כעת נעבור לחלון המפגש ולחץ על Share screen, ומתוך טבלת החלונות שתוצע לנו נבחר את החלון של תוכנת PowerPoint, ומלחץ על Share
   
3. אם תרצו לשתף סרטונים או קבצי קול סמנו את תיבת הסימון Share Computer Sound
   
4. בזמן הצגת שקופיות ניתן להשתמש בלי הציור על המסך על מנת להדגיש דברים. בחרו ב-Annotate מתוך סרגל הכלים העליון, והשתמשו בכלי הציור כפי שמודגם בהסבר על שיתוף לוח ציור
   
5. בסיום לחצו על Stop Share מהתפריט העליון

שימוש ב-Zoom כתחליף ללוח חזרה למעלה

אם אתם מעוניינים לרשום או לצייר באופן חופשי (אולי גם בשיתוף עם הסטודנטים) על המסך, כדי ללוות את ההסבר לסטודנטים, ניתן לעשות זאת באמצעות שימוש בלוח לבן (Whiteboard).

1. לחצו על Share Screen
2. בחרו ב-Whiteboard ולחצו על Share
3. כעת נפתח לוח לבן שמשותף עם הצופים ואתם יכולים לצייר עליו לפי הצורך
4. בסיום פשוט סגרו את החלון והשיתוף יסתיים

בתוך לוח הציון תמצאו מגוון של כלי ציור וסימון לשימושכם:

1. כתיבת טקסט
2. ציור חופשי של קווים וצורות
3. הוספת חותמות וחצים
4. שימוש בציין לייזר
5. מחיקה של סימונים ושליטה בתוכנות העפרון (צבע, עובי)
6. ניקוי כולל של הלוח
7. ועוד...

שימוש בסקרים

סקרים מאפשרים לנו להציג שאלות בחירה למשתתפים ולאסוף מהם את התשובות, ואז להציג את התפלגות הבחירות לכלל המשתתפים, בדיוק כמו שהדבר נעשה ע"י סקרים כיתתיים דוגמת ParticiPoll אשר מעודדים הוראה פעילה.

את שאלות הסקר ניתן לכתוב ולהכין מראש (מומלץ!) או תוך כדי הפגישה (לא יוסבר במדריך הזה, אבל מוסבר כאן), אבל חשוב לדעת שהן שייכות לפגישה ספציפית, ולא ניתן להשתמש בסקר מסוים לפני שצרפנו אותו לפגישה. כל סקר יכול לכלול שאלה אחת או יותר שיופיעו במקבץ לסטודנטים. ניתן לצרף מספר סקרים לפגישה אחת.

במדריך זה:

• יצירת סקר
• הפעלת סקר
• פתרון בעיות

יצירת סקר חזרה למעלה

ראשית נלמד איך מוסיפים סקר באמצעות תבנית מוכנה מראש לפגישה מסוימת:

1. ניכנס לרשימת הפגישות שלנו ברכיב זום במוּדל, ונבחר בפגישה הרצויה
2. נגלול לתחתית מסך פרטי הפגישה, ונבחר בהורדת תבנית CSV

לחילופין, אתם יכולים פשוט להוריד את הקובץ מכאן.

אם במקרה אתם לא רואים את האפשרות ליצור סקרים בתחתית מסך הפירוט על הפגישה, גשו להגדרות החשבון באתר של זום, גללו מטה עד לאפשרות Polling, ובידקו שהיא מופעלת:

קובץ התבנית שהורדנו בנוי באופן הבא (נפתח בתוכנת Excel):

1. העמודה הראשונה היא שם הסקר, השם שתבחרו יופיע לסטודנטים כשתפעילו את הסקר
   
2. בעמודה השניה מפרטים את תוכן השאלות (בשונה ממוּדל, לשאלות אין "שם")
3. בעמודה השלישית קובעים עבור כל שאלה אם ניתן לבחור תשובה אחת או יותר, בעמודה זו אפשר לרשום רק את המילים single או multiple.
4. בעמודה הרביעית רושמים את כל אפשרויות הבחירה לכל שאלה

שימו לב שבין כל רמה היררכית אנחנו עוברים עמודה וכמו כן יורדים שורה - תוכן השאלה הראשונה בסקר נכתב שורה מתחת לשם הסקר, והאפשרויות לבחירה נרשמות שורה מתחת לשאלה עצמה. כמו כן חשוב לשמור על שורה ריקה כרווח בין שאלה לשאלה באותו הסקר. ניתן לרשום בעברית היכן שרוצים, למעט בכותרות העמודות (שבהן אסור לגעת בכלל) ובעמודה השלישית הקובעת את סוג השאלה.

אחרי שכתבנו את כל השאלות בקובץ נשמור אותו, ונשים לב שאנחנו לא משנים את הפורמט שלו מ-CSV ל-xlsx. שמירה פשוטה של הקובץ (ctrl+S) לא אמורה לשנות את הפורמט שלו. ניכנס לפגישה שבה אנחנו מעוניינים לצרף את הסקרים, נגלול לתחתית הדף (בדיוק היכן שהורדנו את התבנית) ונלחץ על הכפתור Import CSV. יפתח לנו חלון המבקש שנבחר את הקובץ ליבוא מהמחשב, ואחרי שנבחר ונאשר, נמתין כמה רגעים ונוכל לראות את פירוט הסקרים והשאלות מופיע באתר:

הפעלת סקר חזרה למעלה

כעת, משיש לכם סקר(ים) מוכנים ומצורפים לפגישה, אתם יכולים להתחיל את המפגש ולהפעיל בו את הסקרים. הנה תאור תמציתי של אופן הפעלת סקר במפגש:

1. כדי להפעיל את הסקר לוחצים על הכפתור Polls בחלון הפגישה של Zoom, ובוחרים מתוך הרשימה את הסקר הרצוי (אם יש יותר מאחד)
2. לוחצים על הכפתור Launch poll, והסקר, על כל השאלות בו, נשלח לכל הסטודנטים. בשלב זה המרצה רואה על המסך את הצטברות התשובות, וכן כמה זמן עבר מתחילת הסקר.
3. בבוא העת, לוחצים על End poll, ולא ניתן יותר להשיב על הסקר. כעת יוצגו התוצאות על המסך של המרצה, והוא יוכל לבחור בין שיתוף של התוצאות עם הסטודנטים (Share results) לבין שליחה מחדש של אותו הסקר (Re-launch polling), או סגירה של החלון הסקר. את השיתוף ניתן להפסיק בכל עת ע"י לחיצה על הכפתור (Stop sharing).

חשוב לדעת! במשך כל הסקר, וגם לאחריו התשובות מתקבלות באופן אנונימי לחלוטין. לא ניתן במהלך השיעור לדעת מי ענה על הסקר או מה הוא ענה, רק את מספר המשיבים הכולל, ומספר הבוחרים בכל אפשרות. נתונים על זהות המשיבים ובחירתם ניתן לקבל רק זמן מה אחרי המפגש בדו"ח שמופק על הסקר.

חשוב לדעת! אם מחליטים לשלוח סקר מחדש (Re-launch polling), כל הנתונים הנוגעים להפעלה הראשונה של הסקר נמחקים ומוחלפים בנתוני הסקר החדש, גם בדוחות שניתן להפיק אחרי הפגישה. אם חשוב לכם לשמור את התוצאות של שני סקרים זהים עוקבים, כדאי לייצר אותם כסקרים נפרדים עם שאלות זהות.

הנה סרטון קצר המדגים את אופן ההפעלה של הסקר מנקודת מבטו של המרצה:

כיוון שהפעלת סקרים היא תהליך שדורש קצת מיומנות במעבר ובשליטה בחלונות של Zoom ובחלונות אחרים שפתוחים במחשב, כדאי מאד שלא לשתף מסך באופן מלא (בשביל להציג מצגת למשל) אלא לעשות זאת באופן ממוקד לחלון מסוים. כפי שמוסבר בפרק על שיתוף מצגת.

לפעמים לוקח מעט זמן לסקר להגיע לכל המשתתפים, וכן לתשובות שנבחרו להגיע אליכם. כדאי לברר אם כל המשתתפים קיבלו את השאלות ובחרו תשובה (אם הם רוצים) לפני שסוגרים את הסקר, כיוון שלא ניתן לפתוח אותו מחדש בלי למחוק את התוצאות.

פתרון בעיות חזרה למעלה

חלוקה לחדרי מפגש (Breakout Rooms)

חדרי מפגש מאפשרים לנו לחלק את המשתתפים בשעור למפגשים נפרדים לדיון בקבוצות קטנות, ואז לאחד את המפגשים הללו חזרה אל המליאה (המפגש הראשי, שכולל את כל המשתתפים). בתור מנהלי המפגש, נוכל לקבץ את המשתתפים לקבוצות באופן אקראי או יזום, ונוכל לעבור בין חדרי המפגש כרצוננו.

הפיצול לחדרי מפגש מתבצע מהכפתור בתחתית חלון הפגישה:

אם אתם לא רואים את האפשרות לפצל לחדרי מפגש, גשו להגדרות החשבון באתר של זום, גללו למטה עד לאפשרות Breakout Room, ובדקו שהיא מופעלת:

את חלוקת המשתתפים לחדרי מפגש ניתן לבצע תוך כדי הפגישה, או להכין מראש ע"י שימוש בממשק באתר Zoom או בתבנית בקובץ CSV. בשביל להכין את החלוקה מראש, עלינו לנווט לפגישה הרלוונטית באתר של Zoom, ללחוץ על כפתור העריכה (Edit this meeting), לגלול למטה, לוודא שהאפשרויות הבאות מסומנות, ואז לבחור ב-Create Rooms או ב-Import CSV:

אם נבחר להעלות קובץ CSV, תבנית הקובץ לחלוקת המשתתפים נראית כך:

בעמודה הראשונה נמלא את שמות החדרים, ובעמודה השניה את כתובות הדוא"ל האוניברסיטאיות של המשתתפים. כדי לקבל רשימה נוחה להתחיל ממנה תוכלו לגשת לרשימת המשתתפים בקורס שלכם, ולהוריד אותה כקובץ CSV באופן הבא:

הנה סרטון קצר המדגים את אופן ההפעלה של חלוקה לחדרי מפגש מנקודת מבטו של המרצה:

הקלטת חדרי מפגש: ההקלטה לענן אינה מקליטה את המתרחש בחדרים (גם לא את החדר שמנהל המפגש נמצא בו), אלא רק את המפגש המרכזי. אם מקליטים למחשב, אז ההקלטה שומרת את המתרחש בחדר שבו מי שמקליט נמצא. לכן, אם רוצים להקליט את כל החדרים יש לאפשר למשתתפים להקליט את הפגישה למחשב האישי, ולמנות משתתף אחד בכל חדר שיקליט את הנעשה בו ואח"כ ישתף את ההקלטה עם מנהל המפגש.

למידע נוסף גשו למדריך הרשמי של Zoom

הגנת פרטיות המפגש

איך להגן על הפרטיות במפגשי זום ולהוריד את הסיכון לזומפרצות (Zoombombing)?
משתתפים לא רצוים עלולים להצטרף למפגש שיזמת. הם יכולים להקשיב, להקליט ואפילו להפריע לניהולו התקין של הפגישה. במדריך זה תמצאו הנחיות כדי להגן על הפגישה. אנחנו ממליצים לקרוא את המדריך, לזום יש הגדרות כדי להגן על הפרטיות ואבטחת מידע שיכולות להוריד את הסיכוי להתפרצות זרים לפגישה.

בדיקת רשימת משתתפים

מומלץ לזהות את המשתמשים לפני תחילת הפגישה. זה יכול להעשות בעזרת בקשה להדלקת הווידאו או בעזרת הצגה בקול למשתתפים אשר לא יכולים להדליק את המצלמה.

חשוב להסתכל על רשימת הנכנסים ואם צריך להסיר משתתף:

1. לחץ על כפתור Manage Participants בתחתית החלון
2. ליד המשתתף אותו רוצים להסיר לחץ על More
3. מהרשימה שהופיעה בחר Remove

שימו לב! משתמש שיוסר מהמפגש לא יוכל לחזור אליו לצמיתות אפילו אם יהיו לו הפרטים הנדרשים לכך.

שימוש בסיסמה חזרה למעלה

בעקבות עדכון אבטחת מידע כל פגישות הזום החדשות מכילות סיסמה כחלק מקישור ההזמנה לפגישה. בפגישות רגישות כדאי לבחור סיסמה ארוכה ומוגנת יותר.

שימו לב: ברירת המחדל היא שגם התחברות לשיחה מטלפון דורשת סיסמה.

מכיוון שהסיסמא תשלח עם הקישור, חשוב לא לחלוק את הקישורים במקומות כמו קבוצות במדיה החברתית או באתר קורס שפתוח לציבור הרחב.

שימוש בחדר המתנה חזרה למעלה

חדר ההמתנה מאפשר למנהל הפגישה לשלוט בהצטרפות המשתתפים באופן ידני. לדוגמה, אפשר להכניס את המשתתפים אחד אחד תוך בדיקת המשתתפים או לחילופין להכניס את כולם יחד בתחילת הפגישה. 

נעילת הפגישה חזרה למעלה

אפשרויות השליטה מקנות למנהל הפגישה (Host) ומנהל חבר (Co-Host) את האפשרות לנעול את הפגישה לאחר שכל המשתתפים הצטרפו. לאחר שהפגישה ננעלה לא יוכלו משתתפים נוספים להצטרף ולא תופעל אזהרה כאשר משתתפים נוספים מנסים להכנס. כדי לנעול (או לשחרר נעילה) לפגישה:

1. לחץ על כפתור Manage Participants בתחתית החלון
2. בתחתית החלון הניהול לחץ על More
3. מהרשימה שהופיעה בחר Lock Meeting\unlock Meeting 

שימו לב! משתמש שיצא בטעות מפגישה שננעלה לא יוכל לשוב אליה עד להסרת הנעילה.

מניעת רישום על מסך משותף חזרה למעלה

בעת שיתוף מסך, ניתן למנוע ממשתתפים אחרים את היכולת לצייר על המסך המשותף. כדי לעשות זאת:

1. התחילו את השיתוף
2. בשורת הכפתורים הצפה על המסך המשותף לחצו על More בקצה הימני
3. בתפריט שנפתח בחרו ב- Disable participants annotation.

כדאי לדעת - אפשרות זו זמינה לכל משתתף בעת שהוא משתף את המסך, ולא רק למנהל הפגישה. אם אחד המשתתפים בוחר להפעיל אותה, גם למנהל הפגישה אין אפשרות לצייר על המסך.